09/26: Der Mythos Datenschutzerklärung – informieren ja, zustimmen nein

HMDATA Datenschutz-Newsletter 09/2026, Autor: Dipl.-Ing. (FH) Harald Müller-Delius, MBA, ©HMD 2026

„Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme ihr zu.“
Ein Satz, der auf unzähligen Websites, Kontaktformularen und Kundenportalen zu finden ist. Auf den ersten Blick wirkt das datenschutzkonform. Tatsächlich werden hier jedoch häufig zwei unterschiedliche Dinge miteinander vermischt: die Information über die Datenverarbeitung und die Einwilligung in eine Datenverarbeitung.
Die gute Nachricht: In den meisten Fällen genügt bereits eine kleine Anpassung von Formulierungen. Eine vollständige Überarbeitung bestehender Datenschutzhinweise ist regelmäßig nicht erforderlich.

Der Sachverhalt

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 12 bis 14 DSGVO).

Im Alltag hat sich hierfür der Begriff „Datenschutzerklärung“ etabliert. Die DSGVO selbst verwendet diesen Begriff zwar nicht – rechtlich entscheidend ist jedoch nicht die Überschrift eines Dokuments, sondern dessen Inhalt.

Datenschutzhinweise und Einwilligung erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben: Datenschutzhinweise informieren über Art, Umfang und Zweck einer Datenverarbeitung. Eine Einwilligung erlaubt eine bestimmte Datenverarbeitung, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt werden soll. Beides sollte sauber voneinander getrennt werden.

Wo das Missverständnis entsteht

Viele Unternehmen möchten ihre Informationspflichten nachvollziehbar dokumentieren und verwenden daher Formulierungen wie: „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme ihr zu.“ Genau an dieser Stelle werden jedoch häufig zwei unterschiedliche Funktionen miteinander vermischt.

Die Datenschutzhinweise selbst benötigen grundsätzlich keine Zustimmung. Sie sind eine gesetzliche Informationspflicht des Verantwortlichen. Die DSGVO verlangt nicht, dass Betroffene Datenschutzhinweise lesen oder ihnen zustimmen – sie verlangt lediglich, dass die Informationen transparent, verständlich und rechtzeitig bereitgestellt werden.

Eine Einwilligung hingegen setzt voraus, dass sie sich auf einen konkreten Verarbeitungszweck bezieht. Die Formulierung „Ich stimme der Datenschutzerklärung zu“ beschreibt jedoch keinen bestimmten Zweck und eignet sich daher regelmäßig nicht als datenschutzrechtliche Einwilligung.

Die praktische Lösung

In den meisten Fällen genügt bereits ein Blick auf die verwendeten Formulierungen.

Problematisch:
„Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und stimme ihr zu.“

Besser zur Dokumentation der Bereitstellung von Informationen:
„Ich hatte die Möglichkeit, die Datenschutzhinweise zur Kenntnis zu nehmen.“

Richtig für eine Einwilligung:
„Ich willige ein, dass meine Daten zum Versand des Newsletters verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen.“

Der entscheidende Punkt ist die Trennung von Information und Einwilligung. Datenschutzhinweise informieren. Einwilligungen erlauben eine konkrete Verarbeitung. Beides erfüllt unterschiedliche rechtliche Funktionen.

Eine Checkbox zur Bestätigung der Kenntnisnahme kann zur Dokumentation im Sinne der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO genutzt werden. Datenschutzrechtlich entscheidend bleibt jedoch, dass die Informationen transparent bereitgestellt werden. Wird eine Verarbeitung auf eine Einwilligung gestützt, sollte diese klar formuliert sein und den konkreten Zweck benennen.

Ein häufiger Praxisfall

Besonders häufig finden sich allgemeine „Datenschutzerklärungen“, die sehr unterschiedliche Verarbeitungssituationen in einem einzigen Dokument zusammenfassen. Dabei unterscheiden sich Websitebesucher, Interessenten, Kunden, Bewerber oder Lieferanten erheblich hinsichtlich der jeweiligen Datenverarbeitung.

Es empfiehlt sich daher, Informationspflichten zielgruppengerecht bereitzustellen und die Informationen möglichst verständlich und transparent aufzubereiten. Für Maklerbüros bedeutet das konkret: eigene Datenschutzhinweise für die Website einerseits und eigene Datenschutzhinweise für die Maklertätigkeit andererseits – idealerweise als separate Landing-Page, die im Maklervertrag, im Kundenbogen oder in der Erstinformation nach § 15 VVG verlinkt wird.

Fazit

Datenschutzhinweise sind keine Einwilligung und keine Vertragsbedingung. Sie dienen der gesetzlich vorgeschriebenen Information betroffener Personen.

Für die meisten Unternehmen besteht daher kein Anlass, bestehende „Datenschutzerklärungen“ vollständig neu zu erstellen oder umzubenennen. Ein kurzer Blick auf vorhandene Formulare und Checkboxen lohnt sich dennoch. Häufig genügt bereits die Anpassung weniger Formulierungen, um Informationspflichten und Einwilligungen datenschutzrechtlich sauber voneinander zu trennen.

Wer diese Unterscheidung berücksichtigt, hat den wesentlichen Teil des Problems bereits gelöst – oftmals mit einer Änderung von wenigen Sätzen statt einer grundlegenden Überarbeitung von Website, Formularen oder Vertragsunterlagen.

Sie möchten Ihre Datenschutzhinweise prüfen oder für Website und Maklertätigkeit getrennt und rechtssicher aufsetzen? Wir helfen Ihnen dabei. Anfragen per E-Mail an datenschutz@hmdata.de.