Audiomitschnitte und Weiterleitung von E-Mails

HMDATA Datenschutz-Newsletter 07/2025, Autor: Dipl.-Ing. (FH) Harald Müller-Delius, MBA, ©HMD 2025

Was bei Einsatz von Audio-Aufzeichnungen im Video-Call oder bei Telefonmitschnitten zu beachten ist und warum das Weiterleiten betrieblicher E-Mails an den privaten E-Mail-Account eine schlechte Idee ist.

Audiomitschnitte bei Telefon und Video-Calls

Das Mitschneiden von Telefongesprächen ist datenschutzrechtlich aus mehrerlei Sichtweisen relevant und an sich ein bekanntes Thema: wo es keine gesetzliche Grundlage gibt (bspw. Bei der Vermittlung von Geldanlagen nach MiFID II und WpHG) gilt das strenge Opt-In-Verfahren.
Das heißt: ohne explizit formal korrekter und nachweisbarer Einwilligung (kein Opt-Out!) ist das Aufzeichnen von Audio-Mitschnitten unter Umständen sogar nach §201 StGB strafbar.
Über den rein formalen Aspekt der Aufzeichnung kommt auch der Datenschutz in's Spiel, sobald die Teilnehmer identifizierbar sind oder die Gesprächsinhalte Daten mit Personenbezug betreffen.

Neue Technik
Nun macht die Entwicklung aber nicht Halt sondern sorgt für eine ganz neue Qualität: KI-basierte Agenten, die bspw. auch in Video-Calls als "Dritter" mithören und mit Hilfe eines Dienstleisters transkribieren oder sogar aggregierte textbasierte Zusammenfassungen nachträglich erstellen.
Hier ist nicht nur der formale Aspekt der ausdrücklichen Einwilligung einzuholen sondern auch vorab die Informations- und Transparenzpflichten zu erfüllen, selbstverständlich die Datenübertragung zu Drittdienstleistern nach Art. 28 DSGVO zu reglementieren und auch eine Risikoabwägung durchzuführen, je nach Inhalten und Relevanz auch mit Hilfe einer Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO.

Fazit
So praktisch manche Helferlein auch sein mögen, die Interessen der Betroffenen sind zu wahren, insb. auch im arbeitsrechtlichen Kontext. Hier kann bspw. auch eine Information gegenüber den Beschäftigten hilfreich sein, ggf. auch mit Hilfe des Betriebsrates in Form einer Betriebsordnung.
Es ist vorab also immer davon auszugehen, dass Gespräche im geschützten Raum der Privatsphäre stattfinden, ohne Information und korrekter Einwilligung gibt es außerhalb eines strafrechtlichen Rahmens praktisch keine legale Anwendungsmöglichkeit.

E-Mail-Weiterleitung an private Accounts

Es ist ja eigentlich eine ganz normale menschliche Situation: noch schnell für den Feierabend oder das Wochenende eine betriebliche E-Mail zum Lesen weitergeleitet oder per CC/BCC an den privaten Account gesendet.
Damit einher geht aber ein – je nach Inhalt – massiver Verstoß sowohl gegen den Datenschutz als auch gegen die Vertraulichkeit gegenüber dem Arbeitgeber. Es ist im Regelfall davon auszugehen, dass bei der Nutzung privater Accounts eine wesentlich geringere technisch-organisatorische Sicherheit vorliegt als bei betrieblichen Accounts.
Im Einzelfall kann dies auch im Arbeitsverhältnis ein Grund zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund sein, wie das OLG München (AZ 7 U 351/23 e.) in einem Urteil als gerechtfertigt ansieht. Es genügen hierbei bereits wenige sensible Informationen die Inhalt betreffender Mails sind.

Fazit
Insb. wenn per Richtlinie das Verbot der privaten Nutzung besteht, sollte in keinem Fall Privates und Geschäftliches vermischt werden, hier könnte u.U. auch eine Haftung des Arbeitnehmers greifen, sollten dem Unternehmen Bußgelder oder Schadenersatz durch den Verstoß auferlegt werden.
Von einer Weiterleitung betrieblicher E-Mails an private Accounts ist somit in jedem Falle abzusehen.